Аналитика

Информационная модель создания интерактивных должностных инструкций

( 2 Голосов ) 
Украина > Харьковская область > Харьков

О.Н.ГУЦА - Кандидат технических наук, доцент кафедры Экономической кибернетики и управления экономической безопасностью (ЭК) Харьковского национального университета радиоэлектроники (ХНУРЭ).

Бизнес становится успешным лишь тогда, когда компания эффективно использует имеющиеся ресурсы, в том числе и человеческие. Поэтому должностная инструкция становится важнейшим инструментом организации эффективной работы персонала. Разработка грамотной должностной инструкции требует тщательного описания и моделирования трудовых процессов, т.е. создания оптимальных бизнес-процессов (регламентов), описывающих правильный (с точки зрения руководства и экспертов) набор действий сотрудника во всех возможных ситуациях во время работы.

Объемы регламентов сильно отличаются друг от друга и вызвано это тем, с кем взаимодействует тот или иной сотрудник – с внутренними подразделениями или со сторонними организациями и клиентами. В первом случае объемы обычно небольшие, т.к. количество ситуаций, возникающих между участниками процесса, можно строго регламентировать. Во втором случае объемы могут быть значительными, т.к. не сотрудников организации регламентировать невозможно и количество ситуаций, которые могут возникнуть, ограничиваются только «полетом фантазии» разработчиков регламента или их жизненным опытом.

Подавляющее большинство разрабатываемых регламентов выполняется в виде текста, но особенности человеческого восприятия и переработки информации не дают возможности полностью охватить и правильно оценить процедуры, представленные в таком виде, на логическую связанность, полноту и непротиворечивость. Это приводит к ошибкам в работе сотрудников организации и, если объем регламента является значительным, к невозможности его освоения [1].

Устранить этот недостаток может внедрение современных информационных технологий.

Во-первых: использовать графику для разработки регламентов, поскольку четкая визуализация (структура процесса и его взаимосвязи видно с первого взгляда) позволяет избежать ошибок и «лишних» шагов и способствует быстрому пониманию логики и последовательности работ персоналом. В качестве набора графических элементов возможно применение DSL (Domain Specific language - предметно-ориентированный язык) на основе ограниченного по составу и функциональности набора элементов стандарта BPMN (Business Process Model and Notation). Этот стандарт, являясь интуитивно-понятным и достаточно легким в освоении, ориентирован как на технических специалистов, так и на бизнес-пользователей. В качестве инструментария – любая программа-визуализатор, в библиотеку которой включен набор элементов BPMN [2].

Во-вторых: сделать должностные инструкции интерактивными (оn-line), т.е. с помощью специального программного обеспечения дать возможность любому сотруднику организации в любое время достаточно быстро найти всю необходимую информацию о том, как правильно действовать в той или иной сложившейся ситуации.

На рисунке представлена информационная модель создания интерактивных должностных инструкций.

Создание должностных инструкций

На первом этапе бизнес-аналитики на основе опроса экспертов разрабатывают логическую схему регламента в виде взаимосвязанных эвристик (шаблонов поведения) для всех возможных сценариев развития всех возможных ситуаций, которые приводят к достижению цели, указанной руководством [3]. Любой бизнес-процесс содержит три типа сценариев: основной – штатный сценарий, исполняемый чаще всего (один); альтернативные – штатные сценарии, исполняемые реже (множество); исключительные – внештатные сценарии (множество). К наборам атомарных (простейших, неделимых) действий исполнителя, из которых состоят сценарии, могут быть прикреплены шаблоны фраз, бланки и примеры заполнения документов, поясняющие рисунки, экранные формы и т.д.

На втором этапе логическая схема регламента преобразуется в базу знаний (БЗ) в соответствии со своей концептуальной моделью. На этом этапе бизнес-аналитики вместе с экспертами формируют содержание БЗ – разделы, подразделы, пункты, подпункты и списки входящих в них ситуаций в соответствии с логически обособленными частями регламента (например, начало рабочего дня или смены, основная работа, конец рабочего дня или смены и т.д.). Каждая ситуация является точкой входа в логическую схему регламента. Составленное подобным (привычным для исполнителя) образом содержание позволяет довольно быстро найти нужную ситуацию - за 2-5 кликов «мышкой», в зависимости от сложности регламента.

Третий этап – это собственно взаимодействие сотрудников организации с интерактивной должностной инструкцией. Сотрудник по содержанию находит описание ситуации, в которой он находится и далее БЗ выдает последовательность необходимых действий и варианты развития дальнейших событий (каждый вариант – ссылка на следующий логически связанный набор действий). Выполнив описанные действия и выбрав в БЗ вариант развития событий, к которому они привели, сотрудник получает доступ к следующей последовательности действий и соответствующим им вариантам развития событий и т.д. Таким образом БЗ «за руку» доведет сотрудника либо до цели, заложенной в регламенте, либо до того места регламента, с которого он может действовать самостоятельно.

Программа управления БЗ предусматривает обслуживание двух видов пользователей с различными правами: исполнитель регламента и администратор базы знаний. Администратору предоставляется возможность оперативного редактирования содержимого БЗ.

База знаний может включать в себя любой набор должностных инструкций, доступ к которым предоставляется по паролю.

Внедрение на предприятии интерактивных должностных инструкций позволит:

1) донести видение руководства того, как должна работать организация до каждого сотрудника;

2) сотрудникам организации совершать меньше ошибок;

3) новым сотрудникам быстрее включаться в работу;

3) передавать знания, накопленные ведущими специалистами.


  1. Гуца О.М. Логікоаналітична експертиза регламентів у вигляді тексту / О.М. Гуца // Кримський економічний вісник. – 2013. - №1(02), частина 1. – С. 123 – 127.
  2. Андрейчіков О.О. Використання сучасних інформаційних технологій в процесі розробки регламентів довільної складності / О.О. Андрейчіков, О.М. Гуца, О.Г. Українець // Науково-технічний збірник «Комунальне господарство міст» ХНУМГ імені О.М. Бекетова серія «Технічні науки та архітектура» – 2013. – вип. №110, - С.259 - 265.
  3. Гуца О.Н. Процедура определения миссии, стратегии развития и ценностей организации / О.Н. Гуца // Інноваційна економіка. – 2013. - №7(45), - С. 335 – 338.
 

Справка

Аналитические статьи и материалы по тематике охраны, безопасности, обучения, страхования.

Для размещения аналитических материалов  зарегистрируйтесь или войдите в свой личный кабинет

Правила размещения материалов на портале.